エクセルのマクロやVBAが便利ということは知っていても、とっつきにくそうだし、何から始めたらいいかわからない、という方も多いのではないでしょうか。何より私がそうでした。
VBAの教本を読んでも、使いもしない請求書のフォーマットにVBAのコードを打つようなサンプルばかり。結局、実務に直結せず、やる気がなくなってしまうというのが私のパターンでございました。
本記事では、そういった教本でいちから学ぶのではなく、やりたいことをやってVBAを学ぶためのノウハウを紹介したいと思います。要するに、どういった仕事がVBA化できるのかを、見つける方法を、紹介させていただきます。
VBA初心者でも理解しやすいように紹介していますので、是非とも参考にしてみてください。
マクロ化のメリット
まず、マクロ化（VBA化）のメリットには様々なものがあります。
時間の削減
マクロを作成することで、同じ作業を繰り返す手間や時間を省くことができます。手動で行う作業を自動化することで、作業時間を短縮することができます。
ミスの低減
マクロにより自動化された処理は、人手で行うよりも正確でミスが少なくなります。特に、大量のデータを扱う場合や繰り返し行う作業では、ミスが発生するリスクが高いため、マクロ化による自動化は非常に有効です。
業務の改善
マクロ化により、業務の改善が可能です。例えば、処理の流れや作業の手順を見直すことで、より効率的に作業を行うことができます。また、マクロを利用することで、業務の品質向上や顧客サービスの向上なども可能です。
スキルアップ
マクロを作成することで、VBAなどのプログラミングスキルを磨くことができます。また、マクロを利用することで、業務に必要なスキルを身につけることもできます。
これらのメリットからもわかるように、マクロ化は業務改善に役立ちます。マクロが使えるということは、スキルアップにもつながる為、是非とも挑戦してみてください。
マクロにできる仕事を見つける４つの視点
一言でマクロ化と言っても、まず何がマクロ化できるかを知らないと、挑戦もできません。
ここでは、マクロ化できる仕事を見つける上で重要になる４つの視点を、紹介します。
１．毎日やっている作業を見つける
毎日同じ作業を繰り返している場合、手作業で行うと非常に時間がかかることがあります。例えば、日報や進捗報告の作成、データの集計や集計表の作成などです。日報で書く内容を昨日の内容からコピペしたり、データの集計として毎日SUM関数を一行ずつ足していたり、していないでしょうか？
ひとつひとつの仕事は5分かもしれません。ですがその業務をマクロ化することで、5分が1分になったりするので、20日で100分の効率化ができるかもしれません。
５分程度の些細な作業でも、毎日繰り返している作業があれば、マクロ化のとっかかりとして、取り組みやすい内容になると思います。
２．定期的に行っている1時間以上かかる作業を見つける
定期的に行う業務にもマクロ化の可能性があります。例えば、毎月行う売り上げの集計や、決算書類の作成などが該当します。
手作業で行うと時間がかかるだけでなく、誤操作のリスクもあります。
マクロ化すれば、正確性を保ちつつ、短時間で処理することができます。
３．くり返しやっている作業を見つける
同じような作業を何度も繰り返している場合、マクロ化できる可能性があります。例えば、同じフォーマットで作成する書類の作成や、同じ手順で進める業務などが該当します。
手作業で行うとミスが発生する可能性が高く、時間もかかります。マクロ化すれば、正確性を保ちつつ、短時間で処理することができます。
４．半日以上かかる、探す／貼り付ける／画面移動している作業を洗い出す
探す／貼り付ける／画面移動している作業は、手作業で行うと非常に時間がかかります。膨大なデータの中から特定のデータを探したり、エクセル上でのセルの貼り付け作業、画面をスクロールする作業など、単発の業務でも１回に半日以上かかるようなデータ処理の業務はデスクワークではたびたび出てくると思います。
そんな作業をマクロ化することで、正確かつ素早く処理することができます。例えば、特定のキーワードを入力して検索するマクロを使用することで、データを探す手間が省け、大きな時間短縮ができることもあります。
半日以上かかる単発の業務は、マクロを使わない方が早いといったことが、一度は起きると思います。ですが、何度も取り組むことで、次第に早くできるようになってきますので、スキルアップのためにも、地道に取り組んでみてほしい内容です。
マクロ化の実例
ここでは、このブログでも紹介した実際にマクロを使って処理を自動化した２つの実例をご紹介します。
１．Outlookの一斉送信
これは異動のあいさつなど、エクセルのメールリストから一斉にメールを送ることを想定して作成した、VBAとなります。Outlookを使って一斉送信する場合、1通ずつ送信する必要がありますが、マクロを使うことで、複数のメールを一度に送信することができます。この方法を使えば、送信にかかる時間を大幅に短縮することができます。
ChatGPTを使用して、自分ほとんどコードを作成しない形でVBAを作っているので、作り方も併せてみてみてください！
２．CSVの統合
複数のCSVファイルを一つのCSVにまとめる方法を紹介しています。
こちらもChatGPTを使用したコード作成となっていますので、注意すべき点を踏まえて、自分の業務にも置き換えてもらえるかと思います。
マクロ化の手順
マクロ化の手順については、設定方法やコードの実行方法についても、別ページで紹介しています。
まとめ
今回は、マクロ化できる業務をどのように見つけていくかを４つの視点で紹介しました。
エクセルマクロは、デスクワークを行う上でスキルとして持っていて損はない便利なツールです。皆さんも自分の業務でマクロ化できるものを見つけて、マクロを学んでみてください！
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