【初心者向け】聞く前に試してほしい、ChatGPTでExcelトラブルシューティング

いつも上に合ったボタンがなくなっている、前に使ったボタンの場所が分からない、関数を検索する所がどっか行っちゃった等々…エクセルの些細なトラブルというのは数えきれないくらい起こっています。

申し訳なく思いながらもパソコンに詳しい人に聞きに行ったり、時間をかけて検索をしたりと、対処法は様々だと思いますが、こういったトラブルこそChatGPTを使うことで、スピーディーに解決することができます。

今回はChatGPTを使って、日常の些細なエクセルトラブルを解消するうえで、最低限知っておくべき情報を紹介いたします。

なぜ検索ではなく、ChatGPTなのか。

正直なところ、ピンポイントの解決策を調べるという意味では、検索の方が適しています。「クイックアクセスツールバーがなくなった」というトラブルに、「リボン部分で右クリック」という解決策を出すのは、検索した方が圧倒的に早いです。

ただ初心者は、この「クイックアクセスツールバー」や「リボン部分」が分からないと思います。こちらのレベルに合わせて細かく聞くことができるのが、ChatGPTのメリットです。

検索では、専門用語でしか回答が乗っていないようなことでも、ChatGPTはそこから追加で質問をすることで、専門用語であってもこちらが分かるレベルで解説をしてくれます。調べた内容でわからないものをまた調べる、という鼬ごっこをChatGPT一つで完結することができるのです。

少し知識がつけば、検索の方が早く解決できると思いますが、初心者こそChatGPTで問題解決をすることが効率化にとってもベストな選択です。

ChatGPTへ質問するときは、とにかく以下のフォーマットで質問をするようにしましょう。

エクセルで「○○」という問題が発生しており、「□□」の状態にしたい。
解決方法を、PCを使ったことがない人でもわかるように、順序だてて説明してください。

例えば数式を書くボタンが消えてしまったという場合であれば、このようになります。

エクセルで「数式を書く部分が消える」という問題が発生しており、「数式を書く部分が出ている」状態にしたい。 解決方法を、PCを使ったことがない人でもわかるように、順序だてて説明してください。

ChatGPTに対しては、ChatGPT自身の立場と使用しているこちらの立場を明確にする方が、回答の精度が上がるといわれています。ただ、今回は初心者向けの質問を想定しているため、ChatGPT側の立場は明記しなくても、精度の高い回答がおおよそかえってくるため、省略しています。

最悪このポイントさえ押さえていれば、②で説明する各ボタンの名前は知らなくても解決することができます。

ChatGPTの一番の難点は、回答がすべて文字ベースであるという点です。①のフォーマットに沿って質問をすると、　ボタンの場所なども「上部にある○○のボタン」といった、かなり優しい表現で説明してくれますが、やはり名前くらいは知っておいた方が理解は早いと思います。

暗記をしたり、覚えないといけないものではありませんが、以下の内容はなんとなく知っておいた方がいいと思います。

今回は以下のように、リボン部分が消えたことをChatGPTを使って解決していこうと思います。

先ほどのフォーマットに、今回のリボンが消えたという内容を入れて質問を行います。

エクセルで「リボンが消える」という問題が発生しており、「リボンが表示されている」状態にしたい。 解決方法を、PCを使ったことがない人でもわかるように、順序だてて説明してください。

この質問を行うことで、以下のような回答が出てきました。

次は、この内容に沿ってトラブルシューティングを行います。

先ほどChatGPTから出てきた回答通り、トラブルシューティングを行っていきます。手順１と２の内容は、エクセルを開いて最大化するといった内容なので、手順３を見てみます。

3,キーボードショートカット: もしリボンが一時的に非表示になっているだけで、まだ機能している場合は、キーボードの「Ctrl + F1」キーを同時に押してみてください。これにより、リボンが表示されることがあります。

今回は、リボンが非表示になっていただけなので、この方法で解決しました。

それでも直らない場合は、紹介されているほかの内容を手順通り行い、わからないところは逐一ChatGPTに質問することで、いろいろな検索をすることなく、問題解決することができます。

ChatGPTは、パソコンに苦手意識を持っている方こそ、積極的に活用すべきツールです。初心者の方もChatGPTをトラブルシューティングのツールとして使用すれば、ちょっとした問題であれば自分で解決できるようになります。

分からないことがある時は、ググる前にChatGPTに聞く。PC初心者の方、スキルに自信がない方こそ、この考え方でChatGPTを使ってみてほしいと思います。