PCでのデスクワークにおいて、エクセルでの作業は避けては通れない業務です。見積書・報告書・データ分析等、あらゆる作業がエクセルを中心に行われており、デスクワークをしている人なら誰しも操作ができるソフトウエアだと思います。
そんなエクセルですが中には、あまり知られていない、効率がアップする便利な機能があります。
今回は、そんなエクセルの隠れた名機能を５つ紹介していきます。
１．列のグループ化
エクセルで大量のデータを扱うとき、必要な列だけを表示したり、非表示にしたりすることがあります。しかし、毎回列を選択して右クリックして非表示にするのは面倒ですし、元に戻すのも一苦労です。そこで便利なのが、列のグループ化機能です。
列のグループ化とは、複数の列をひとまとめにして、一括で表示・非表示できるようにする機能です。
表示／非表示では忘れがちな見えないセルも、ボタンが表示されるため忘れにくくなります。さらに、ワンクリックで再表示ができる為、操作も簡単です。
そんな列のグループ化の手順は以下の通りです。
①グループ化したい列を選択
②「データ」 → 「アウトライン」 → 「グループ化」
③選択した列の上に「-」マークが付いたボタンが現れれば完了。
このボタンをクリックすると、グループ化した列が非表示になります。もう一度クリックすると、再び表示されます。
この機能を使えば、必要なときだけ列を表示させることができますし、元に戻すのも簡単です。また、グループ化した列は色分けされるので、どの列がグループ化されているか一目でわかります。
２．区切り位置ですべて標準／文字列に
システムのデータをエクセルで落としてくると、右上に緑のアラートが表示され、計算がうまくできないといった経験は、誰しもあるのではないでしょうか。
とりわけ、数字が文字列として認識されてしまっていて、計算がうまくできないことが殆どです。
こういった場合、数値の文字列を「標準」や「数値」に変更しても一括変更ができず、セルをひとつずつ数値に変えないといけませんでした。
そんな時に一括変更できるのが「区切り位置」という設定変更です。
※文字列などの用語に自信がない人はこちらも参考にしてください！
①データの形を変えたい部分を選択
②「データ」タブ → データツールの中の「区切り位置」
③1/3・2/3は、今回使わないので「次へ」
④3/3の上部「列のデータ型式」をG/標準に変えて「完了」
逆に数字で認識されているが、文字列に変えたい場合は、「文字列」を選択して完了を押してください。
⑤文字列だった数字のセルが、一括で数字のセルに変更される
この機能を使えば、一括でデータ形式を変更することができますし、数値や日付などが意図しない形式に変換されることも防げます。
３．計算方法を手動にして動作を軽くする
エクセルでは、セルに入力したり、数式を変更したりすると、自動的に計算が行われます。しかし、計算式が多い場合や、複雑な関数を使っている場合は、計算に時間がかかる事があります。その結果、エクセルが重くなったり、フリーズする原因にもなってしまいます。そこで便利なのが、計算方法を手動にする機能です。
計算方法を手動にすると、エクセルは自動的に計算を行わなくなります。代わりに、F9キーを押すと、計算が行われます。この機能を使えば、エクセルの動作を軽くすることができ、計算のタイミングを自分でコントロールすることができます。
①「数式」タブ → 「計算方法」 → 「計算方法の設定」
②「手動」を選択
③「F9」もしくは再計算の実行をクリックしないと計算されなくなります。
④もう一度「自動」を選択すれば、元に戻ります。
４．条件付き書式
データを分析の際、色やアイコンなどで視覚的にわかりやすく表示させることは、見やすさを上げ効率UPにつながります。しかし、一つずつ色やアイコンを変更するのは面倒で、データが変更されたときに更新するのも大変です。そこで便利なのが、条件付き書式機能です。
例えば、合計数量の上位30％だけを強調表示するという作業を、自動的に行うことができます。
①書式設定をしたいセルを選択
②「ホーム」 → 「スタイル」 → 「条件付き書式」
③強調するルールを設定する（今回は上位30％を強調する為、「上位10%」を選択）
④上位表示する％を指定して「OK」を選択すれば完了
条件付き書式では、一定の数値以上・以下を強調させたり、指定した文字列を含むセルの色を変えたりと、好みのものを選択すれば、様々な条件付き書式が使用できます。
この機能を使えば、データを見やすくすることができますし、データが変更されても自動的に更新されます。
５．ショートカットキー
マウス中心で作業をしている方へ特にお勧めしたいのが、ショートカットキーの活用です。右クリックで慣れている方も、まず「Ctrl」＋「C」でコピー、「Ctrl」＋「V」で貼り付けといったところから、便利さに慣れてほしい機能になります。
そして先ほど紹介した、コピー・貼り付けや「Ctrl」＋「Z」で元に戻すなどは有名で使っている方も多いと思います。中でもエクセルでおすすめしたいショートカットキーは「Ctrl」＋「;」（セミコロン）で日付、「Ctrl」＋「:」（コロン）で時間、「Ctrl」＋矢印キーで最後のセル移動、の３つです。
ショートカットキーは多数あり、すべて覚えることは不可能です。むしろ覚えすぎると、別のアプリケーションが使いづらくなる事もあり、自分に合ったものを厳選することが必要です。
以下リンクでも今回紹介したもの以外で、便利なショートカットキーを紹介しているので、併せて確認してみてください！
さいごに
今回は、エクセルの隠れた機能として、５つの機能を紹介しました。
若い企業をはじめとして、エクセル離れは進んでいるといわれていますが、まだまだエクセルは業務の中心になっている会社が多いソフトウエアです。ぜひともこの機能を使って、業務効率化を進めていってください！
そしてエクセルの効率化を一番進められるのは、間違いなくVBAです。プログラミング学習の足掛かりにもなり、スキルアップにもつながるので、ぜひこの機会に、VBAもチャレンジしてみてはいかがでしょうか？
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