【業務効率化】5W1H活用事例と仕事で使うポイントを徹底解説!

書籍紹介

今回は、業務効率化に役立つフレームワークとして5W1Hの仕事・ビジネスにおける使い方を事例を交えてご紹介します。

5W1Hは、5つのWと1つのHの6の要素から、物事を分析する方法です。

メジャーな考え方でありながら、マーケティングやコミュニケーションなど、さまざまなシーンで応用することができるので、是非、参考にしてみてください。

5W1Hとは

5W1Hとは、物事の分析や計画立案をするために有効なフレームワークです。以下の6つの要素を問いかけることで、物事の全体像を把握することができます。

  • When(いつ):物事が起こった時間や期間を明らかにする
  • Where(どこで):物事が起こった場所や環境を明らかにする
  • Who(誰が):物事に関わった人や組織を明らかにする
  • What(何を):物事の内容や目的を明らかにする
  • Why(なぜ):物事の原因や理由を明らかにする
  • How(うやって):物事の方法や手順を明らかにする

5W1Hは、古くからジャーナリズムや調査報告などで使われてきたフレームワークです。英語では「Five Ws and One H」と呼ばれ、日本では「六何の法則」とも呼ばれます。

5W1Hは、業務効率化だけでなく、マーケティングやコミュニケーションなど、さまざまな分野で応用できる汎用性の高いフレームワークです。

次の項目では、各項目の詳しい説明と活用事例、仕事で使うポイントを紹介します。

When(いつ)

When(いつ)とは、物事の時間や期間、タイミングを問う要素です。Whenを明確にすることで、優先順位やスケジュール、進捗などを把握できます。Whenは、以下のようなワードで表現できます。

  • いつ
  • いつから
  • いつまで
  • どれくらいの間
  • 何日後

例えば、業務効率化のために新しいシステムを導入する場合、Whenには目標期限や準備期間、効果検証期間、業務変更時期などのスケジュール的な要素が含まれます。また、マーケティングやイベントなどでも、販売時期やキャンペーン期間、ターゲットのニーズや行動パターンなどを時間軸で分析することで、最適なタイミングを見極めることができます。

Where(どこで)

Where(どこで)は場所や環境を問う要素です。場所に関する情報を明確にすることで、相手により具体的なイメージを伝えることができます。Whereは、以下のようなワードで表現できます

  • どこで
  • どこから
  • どこまで
  • どんなところで

場所というと、地図上の位置や住所などが思い浮かびますが、それだけではなく、販売チャネルや流通経路なども含まれます。

例えば、新商品の販売計画を提案する際には、どこで販売するのか、どんなターゲット層にアプローチするのかなどがWhereの検討要素になります。また、新しいオフィスの移転計画を伝える際には、移転先の場所や面積、周辺環境やアクセスなどを詳しく説明することで、聞き手は移転後の働き方や生活について想像しやすくなります。

Who(だれが)

Who(だれが) は人に関する情報を伝える要素です。人というと、個人や組織の名前や役割だけではなく、ターゲットや顧客、競合なども含まれます。Whoは、以下のようなワードで表現できます。

  • 誰が
  • 誰に
  • 誰と
  • 誰から
  • 誰へ

人に関する情報を明確にすることで、相手により具体的な関係性やニーズを伝えることができます

例えば、新規事業の提案をする際には、誰がその事業の担当者やパートナーになるのか、誰がその事業の利用者になるのか、競合や協力者が誰になるのかなどを考える必要があります。また、社内報告や連絡の際には、報告内容の登場人物を明確にすることで、聞き手はより正確に情報を理解できます。

What(何を)

What(何を)は対象物に関する情報を伝える要素です。報告やプレゼンの中心になる部分で、通常の思考であれば起点になります。Whatは、以下のようなワードで表現できます。

  • 何を
  • 何が
  • 何の
  • どんな
  • どういう

対象物に関する情報を明確にすることで、相手により具体的な内容や目的を伝えることができます。

例えば、開発計画を提案する際には、何を開発するのか、特徴やメリットは何かを考える必要があります。また、社内研修や勉強会の開催案を伝える場合には、何を学ぶのか、何がその研修や勉強会の目標や成果などを明記することで、聞き手はより正確に情報を理解できます。

検討や報告の中心となる基本的な内容ですが、これまでの4つのWを明確にしてから、改めてWhatを考えることで、よりクオリティの高い検討を行うことができます。

Why(なぜ)

Why(なぜ)は理由や原因に関する情報を伝える要素です。プロジェクトや企画の背景や目的、トラブルや問題の発生要因、ニーズや価値、ゴールなどがWhyにあたります。Whyは、以下のようなワードで表現できます。

  • なぜ
  • どうして
  • 理由
  • 原因

理由や原因に関する情報を明確にすることで、相手により具体的な意図や効果を伝えることができます。

例えば、工場のレイアウト変更計画を提案する際には、なぜ変更するのか、なぜその配置や機能を選んだのか、なぜその時期に実施するのかなどを考える必要があります。また、社内で起きたミスやクレームの報告や対策の際には、なぜそのミスやクレームが起きたのか、なぜその対策を選んだのか、なぜその対策が効果的だと思うのかなどを明記することで、聞き手はより正確に情報を理解できます。

検討の場合Whatをより深める為に使われることが多い要素ですが、プレゼンの場合は先にWhyから始めることで、よりインパクトのある内容にできることがあります。使う順番について、詳しくはこの後紹介します。

How(どうやって)

Howは、目的や目標を達成するために、どのような方法や手段を用いるかを示すものです。具体的なアクションプランやスケジュール、責任者や関係者、必要なリソースや予算などを明確にします。Howは、以下のようなワードで表現できます。

  • どのように
  • どうやって
  • どの程度

Howを考えるときには、「実行可能か」「効果的か」「効率的か」などの観点で検討することが重要です。また、Howは「What」「Why」「Who」に対応していることを確認することも必要です。

Howはこれまでの5Wで検討した内容を、具体的に実行する方法を検討・報告するときに使う要素です。ミスに対してどのような対策をとるのか、変更計画に対してどうやって取り組むのか、実際の動きをここでは検討していきます。

5W1Hを活用するメリット

W1Hを活用するメリットは次のようなものがあげられます。

情報を過不足なく伝えられる

5W1Hを活用することで、情報を過不足なく伝えやすくなります。例えば、メールや資料などの文章を作成する際に、5W1Hの要素を確認しながら書くことで、相手に必要な情報を明確に伝えることができます。また、話し手と聞き手の間に認識のズレが生じにくくなります。

課題やその原因の見極めに活用できる

日常の業務では気づきにくい課題やその原因を見極めるためにも有効です。5W1Hにより状況を整理・可視化できるため、問題点や改善点が明らかになります。また、5W1Hの各要素に対して深掘りすることで、根本的な原因や解決策にたどり着きやすくなります

物事を多角的に捉えることができる

5W1Hを使うことで新たな視点や発想を生む手助けになります。例えば、既存の商品やサービスを見直す場合、その対象者や目的、利用シーンなどを変えてみることで、新たなニーズや市場が見つかるかもしれません。5W1Hは、創造性やイノベーションを高めるためにも有効なフレームワークとなります。

5W1Hの順番と応用

5W1Hは、基本的にはWhen(いつ)やWhere(どこで)から始めて、Who(誰が)やWhat(何を)で結果を伝えた後、Why(なぜ)やHow(どのように)で過程や理由を説明する順番が分かりやすくなります。

しかし、場合によっては、Why(なぜ)から始めて、How(どうやって)やWhat(何を)で具体的な内容を伝える順番も効果的です。

5W1Hの順番を使い分けることで、目的や場面に応じて最適な情報伝達や問題解決ができます。以下では、3つの応用パターンを紹介します。

①Why-How-Who-What-When-Where

プレゼンなど、相手に行動を起こしてほしい場合に有効なパターンです。このパターンでは、相手に共感や興味を持ってもらうために、まずWhy(なぜ)から始めます。製品やサービスが解決する問題や提供する価値について明確に伝えることで、相手の関心を引きます。次に、How(どうやって)やWho(誰が)で製品やサービスの特徴やターゲット層について説明します。最後に、What(何を)やWhen(いつ)、Where(どこで)で製品やサービスの具体的な内容や購入方法について伝えます。

このパターンは、上司への提案や企画書、購買を目的としたブログコンテンツなど、行動喚起を目的とした場面で活用できます。

②What-When-Where-Who -Why-How

問題の掘り下げを行う場合などに有効なパターンです。このパターンでは、問題点や事実に基づいて分析するために、まずWhat(何が)から始めます。問題が起きている状況や内容について具体的に伝えることで、相手も同じ認識になります。次に、When(いつ)やWhere(どこで)、Who(誰が)で問題が発生した時間や場所、関係者について詳しく説明します。最後に、Why(なぜ)やHow(どのように)で問題の原因や解決策について考察します。

このパターンは、マーケティング戦略がうまくいっていない時の原因解明や売上減少、経営戦略などの問題解決にも有用です。

③Why-Who-When-What-Where-How

マーケティング戦略の立案をしたい場合などに有効なパターンです。このパターンでは、マーケティング戦略の目的やコンセプトを明確にするために、まずWhy(なぜ)から始めます。製品やサービスが提供する価値やニーズについて伝えることで、相手に製品やサービスの魅力を理解してもらいます。次に、Who(誰が)でターゲットやペルソナを設定します。ターゲットの特徴や動機について詳しく説明することで、相手に製品やサービスの適合性を感じてもらいます。最後に、When(いつ)やWhat(何を)、Where(どこで)、How(どのように)で製品やサービスの具体的な内容や販売方法について伝えます。

このパターンは、4P分析と関連する部分があります。WhereはPlace、WhatはProduct、HowはPromotionとPriceです。4P分析だけでは、分析結果が断片化され、Howが導き出せなくなってしまったりするケースもあります。その点、5W1Hでは、明確なWhyを筆頭に掲げ、ターゲットや時間軸も交えた分析も含まれており、主要な論点が集約されています。

5W1Hが学べる参考書

①シンプルに結果を出す人の 5W1H思考

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¥1,980 (2024/07/14 18:16時点 | 楽天市場調べ)

この本では、5W1Hを使ってビジネスのさまざまな課題に対応する方法が、具体的に紹介されています。

コミュニケーションや情報伝達、問題発見・問題解決、創造的アイデア発想など、日々の業務のさまざまな場面で、5W1Hを効果的に活用するためのポイントや事例が豊富に紹介されているので、5W1Hをフレームワークとして学ぶ上で是非読んでいただきたい1冊です。

②トヨタ式5W1H思考 カイゼン、イノベーションを生む究極の課題解決法

この本ではトヨタの現場で実践されている「5W1H思考」を、具体的な事例と図解でわかりやすく解説されています。

とりわけ製造業で働いている人には、事例も近くそのまま流用できるものも多くありますので、一読してみてください。

③シンプルに人を動かす 5W1Hマネジメント

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この本は「マネジメントは難しい」と感じている部下を持つリーダークラスの人に、おすすめの本です。5W1Hを使って、部下やチームの問題解決やモチベーションアップに役立つ「問いかけ」のコツを、実践的な事例とともに紹介しています。

なお、この本はKindle Unlimitedの電子書籍読み放題のサブスクサービスの対象作品になっています。初月は無料で、月々980円なので、この本1冊を読むために入っても、お得になるサービスですので、ぜひこの機会に入会を検討してみてください。

さいごに

今回は、効率化を考える上でも大きな効果を発揮する5W1Hについて紹介しました。

フレームワークを活用することで、網羅的に過不足なく検討を行うことができる為、業務の中で一番時間がかかり効率化が難しい、トラブル対応や発想などの業務の効率化につなげることができます。

是非ともこの記事を参考に、業務の効率化を図ってみてください!

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