パソコンでの業務では、マウスを使う時間を減らすだけで、かなり効率化することができます。そこで欠かせないのが、ショートカットキーです。
本記事では、Excelの基本操作を効率化する、意外と知られていないショートカットキーを4つ紹介します。
これらのショートカットキーを使えば、マウスを使わずに素早く操作できるようになります。Excelの作業をスムーズに進めたい人は必見です！
目次
複数のセルに一括入力：［Ctrl］+［Enter］
複数のセルに、一度に同じ値を入力する必要がある場面は時折あると思います。そのような場合、セルを選択して、［Ctrl］+［Enter］を押すことで、複数の選択したセルに同じ値を一度に入力できます。
このようなリストで空欄となっている担当者の欄に、「山田太郎」と入れたい場合、一番上の山田太郎さんをコピーしてから、空欄を［Ctrl］で選択し、［Enter］を押すことで、複数の選択したセルに同じ値を一度に入力できます。
一つずつ選択して貼り付けを行ったり、フィルターで空欄を指定したりしても貼り付けは可能ですが、この方法が一番素早く、同じ値を貼り付けできる方法です。同じ値を複数のセルに入力するための、手順を省略することができます。Excelの基本操作ではありますが、時短効果も高い為、知らなかった方は是非使ってください。
列・行の選択：[Ctrl]+[Space]・[Shift]+[Space]
列や行全体を選択したい時に使えるのが、このショートカットキーです。
[Ctrl]+[Space]で列（縦）を、[Shift]+[Space]で行（横）の1列すべてを選択することができます。
[Ctrl]+[Space]は、現在のカーソル位置にある列を選択するショートカットキーです。このショートカットキーを使用すると、1つの列（縦）だけを選択することができます。また、[Shift]+[Space]は、現在のカーソル位置にある行（横）を選択するショートカットキーです。これも同様に、1つの行だけを選択できます
ちなみにこの状態で、[Shift]+矢印を押すことで、選択範囲を広げることもできます。列・行選択はマウスを使いたくなる方も多いと思いますが、このショートカットキーを使って、キーボードだけでセル操作を行えば、かなりエクセル操作の効率が良くなりますので、是非試してみてください。
戻る・進める：[Ctrl]+[Z]・[Ctrl]+[Y]
Excelで行った操作を一つずつ取り消したり、やり直したりできるショートカットキーです。[Ctrl]+[Z]を押すと前の操作を取り消すことができます。一方、[Ctrl]+[Y]を押すと、取り消した操作をやり直すことができます。
いくつか前の作業に戻りたいとき、何度も戻るボタンを押してしまって、元に戻したいというタイミングがしばしばあると思います。そもそもそんな操作をしないことが、一番の効率化ではありますが、そんなにうまいこと作業は進みませんよね。そんなとき、その操作自体を時短してしまうことで、効率化を図ることができます。
これらのショートカットキーは、操作を取り消したり、やり直したりする際に、繰り返し「編集」メニューから操作を選択する手間を省き、作業の効率を高めることができます。特に大量のデータを扱う場合には、非常に便利です。
クイックアクセスツールバーで自分のショートカットキーを作る
Excelのクイックアクセスツールバーには、よく使うコマンドを追加することができます。このツールバーに自分が使いたいショートカットキーを登録しておけば、いつでも簡単にアクセスできます。
追加の方法はクイックアクセスツールバーの「その他のコマンド」ボタンをクリックし、使いたいコマンドを選択するだけです。
※クイックアクセスツールバーがない場合は、「メニューバー」を右クリックして、表示させてください。
ここでは、左側にエクセルの機能が表示されます。ショートカットキーを設定したい操作を、右側に移動させると追加できます。
コマンドを選択した状態で「Alt」キーを押すと、そのコマンドに割り当てられているキーボードショートカットを確認することができます。この状態で表示されているキーを入力すればOKです。
この機能を活用することで、自分がよく使う作業に、わかりやすいキーを割り当てることができます。すでにショートカットキーが割り当ててある作業であっても、使い勝手を良くするために、ショートカットキーとして割り当てるのも、効率化につながります。
さいごに
Excelを使いこなすためには、ショートカットキーを覚えることが、一番即効性のある事だと思います。
今回は、Excelでよく使われる4つのショートカットキーを紹介しましたが、これら以外にもたくさんのショートカットキーがあります。Excelで作業する時間が長いほど、ショートカットキーを覚えておくことで作業効率を上げることができます。
Excelでの作業がスムーズに進むよう、ぜひショートカットキーを活用してみてください。
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