【保存版】議事録の書き方徹底解説!エクセルフォーマット・テンプレートも!

エクセル・VBA

議事録を任されたけど、ちゃんとした書き方がわからない…
テンプレートや管理をしっかりして、書くとき・読むときの効率をUPしたい!

議事録の作成を任され、ヒヤッとした経験は誰しもあると思います。新人が初めに任され、新人が初めに壁に感じる仕事が、会議の議事録だと思います。私も3回転職をしていますが、初めての職場で「議事録書いといて!」と言われるのは、今でも少し緊張するほどです。

今日はそんな議事録について徹底解説をしたいと思います。議事録の準備・書き方・管理方法を、無料ダウンロードできるフォーマットを使って説明していきたいと思います。

議事録が不安な新人の方はもちろん、仕事に慣れてきて議事録作成作業をレベルアップさせたいという方も、ぜひこの記事を参考に効率化をしてください!

このサイトでは、効率化やスキルアップに関する様々な情報を発信しています。今話題のAIの活用例も紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください!

議事録のフォーマット・テンプレート

このサイトでは、エクセル版とメモ帳版のフォーマットがダウンロード可能です。

それぞれの用途や特徴に応じて、場面に応じて使い分けてください!

エクセル版フォーマットの活用方法

エクセル版の議事録フォーマットは、事前に資料を準備し、効率よく打ち合わせを進めるために設計されています。左側に事前資料を記載し、右側に議事録を記入できる構成になっています。

また、以下の特徴があります。

上部の「+」ボタン事前資料や議事録の追加が可能
左側の「+」ボタン議題を増やすことが可能
・セルの結合を極力避けた設計のため、基本的に左端のセルに書き込むことで、データの整理が容易。

このフォーマットは、しっかりとした準備が必要な会議や、複数の議題が想定される場面に適しています。

メモ帳版テンプレートの使用例

一方で、メモ帳版のテンプレートは、シンプルで軽量な形式が特徴です。社内の簡易的な会議や、短時間で終わる打ち合わせに最適です。

例えば、Web会議中に画面共有しながらリアルタイムで記録を作成する際には、この形式が非常に便利です。

フリーテキストで素早く情報を残せる点がメリットです。

※記載例

議事録の書き方

議事録は、目的・事前準備を理解することで質が大きく向上します。そのため事前準備や当日の作業手順をしっかりと整理することが、効率的な議事録作成につながります。

ここでは、目的・事前準備と書く時のコツを紹介します。

議事録作成の目的

まず、議事録の目的は大きく2つです。

1. 出席者同士の認識齟齬を防ぐこと
2. 欠席者への情報共有を円滑に行うこと

メモと議事録の違いは、これらの目的です。認識齟齬を防ぎ、情報共有を効率的に行う為のものなので、簡潔にわかりやすくまとめる必要があります。

こういった目的に沿った議事録を効率よく作成するためには、事前準備が重要となります。

事前準備

会議の前に行う事前準備は非常に重要です。この事前準備をしっかり行うことで、会議自体をスムーズに行えるだけでなく、会議後の議事録修正の時間も限りなくゼロに近づけることができます。

この記事で紹介しているフォーマットでは、この事前準備の内容は左側に書いていきます。

主な準備内容は以下の通りです

  • 会議の目的を明確化
  • 会議中に尋ねたい質問のリストアップ
  • 時間配分や場所、必要な資料
  • 議題を大/中カテゴリーに分けて設定
  • 期待するアウトプット(結論や決定事項など)を具体的に想定
  • (社外の場合)相手企業の基本情報(資本金や拠点、取引状況など)

目的の設定や、質問のリストアップなどはイメージがつくかと思います。中でも重要だと思っているポイントが、議題のカテゴリー化アウトプットの設定です。

議題のカテゴリー化は、話す議題から連想される話題を事前に設定しておくことですなど、話題に上がりそうな内容をカテゴリーとして初めに記載しておきます。例えば「Aメーカー品のコストアップ/納期遅延対策/来季の展望」といった話題に上げたい内容を事前に議事録に書き込んでおきます。このことで、議事録をとるときにも、書く場所が決まりまとまりやすくなります。

また、アウトプットの設定は最終的に合意すべき事項を細かく決めておくことです。例えば、A部品のコストアップを客先に申し入れる場合、「価格の合意形成・コストアップ開始日・ラストバイ数量」といった、入手したい情報を明確にしておくことも大切です。

なお、社外の基本情報はPowerBIなどのツールを活用することで、かなりの効率化になります。取引情報を視覚的に整理でき、準備の手間が省けるのでおすすめです。

議事録作成のコツ

打ち合わせで議事録を作成する際のコツは以下の通りです。

  • 事前に作成したカテゴリー毎に内容をまとめる。
  • カテゴリー以外は一旦『その他』にまとめる
  • 曖昧な表現を避け、具体的な日時や内容を記載する(例:×1月頃 → 〇1/25)
  • 会議の終わりころに、決定事項とToDo事項を抜き出して、最初に記載
  • 長期のTODOや目標は決定事項に、短期のToDoはToDoリストに書く
  • ToDoリストは、担当者と期限を明記する。

読みやすい議事録のポイントは、簡潔にカテゴリーにまとめることです。そのためにも事前準備をしっかり行い、カテゴリー分類をしっかり行うことで、会議中に議事録をほぼ完成させることができます。また会議では関係のない話も多く飛び交うので、「その他」という欄は必ず作っておくようにしましょう。

またはじめの頃は、すべてメモするイメージで作成することをお勧めします。言っていることをすべてメモに書くと、会議後にまとめる時間は必要になりますが、要点がわからないうちは、会議後に覚える意味も込めて、すべてメモ書きすると効果的です。

※議事録のイメージ。会議中は想定外の話も多いので、カテゴリー外のものはとりあえずその他にまとめる。

議事録の管理方法について

議事録は作成するだけでなく、その後の管理・活用方法も重要です。ここでは、エクセルファイルを使った管理と、メールで管理する方法について解説します。

エクセルファイルでの管理

エクセルを使った議事録は、業者ごとや部署ごとにエクセルを作成し、日付毎のシートを追加していくととても便利です。

業者ごとにエクセルを作成
日付(打合せ)ごとにシートを作成

この方法には以下のメリットがあります

  • 過去の議事録をエクセルで簡単に検索できる。
  • 会議資料や添付エクセルを同じフォーマット内で保存できる。
  • 共有が簡単で、必要なシートだけを別ブックにすることが可能。

議事録を読み返す機会は意外に多く、打ち合わせの回数が増えると、どの会議で決まったことかがわからなくなることもしばしばあります。そういった問題の解消にも、この管理方法はとても効果的です。

メモ帳形式の議事録をメールで管理する

簡易的な議事録の場合は、そのままメールに貼り付けて参加者に共有する方法が便利です。メール検索を活用することで、過去の会議内容を素早く確認できます。

この方法は特に、頻繁に立ち上げるメールソフトを活用するため、新たにファイルを開く手間を省ける点が大きな利点です。

まとめ

今回は議事録作成のコツとして、事前準備・書き方・管理方法を紹介しました。議事録の一番のコツは事前準備で、準備によって会議が円滑になり議事録も効率的に書けるようになります。フォーマットはあくまでそのサポートをするツールですので、まずは事前準備をしっかりすることを心掛けてください。

議事録は意外と時間がかかる上に、効率化が難しいとあきらめてしまいがちな分野です。今回紹介したテンプレートや準備・書き方・管理方法を使って、ぜひ効率化を進めていってください!

またこのブログでは、議事録に限らず効率化に関する様々な情報を発信しています。コピペで使えるVBAやChatGPTを使った効率化なども紹介しているので、ぜひほかの記事も見てみてください。

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