Power BIって聞いたことはあるが、正直何ができるのかわからない…
私自身Power BIを使う前は、ざっと調べて結局何のメリットがあるツールなのかわかりませんでした。活用例を調べても、「それならエクセルでよくない？」「それならパワポでよくない？」と思っていたのが正直です。
そこで本記事では、実際に使ってみて感じたPower BIの活用方法やエクセル・パワポとの違いを解説します。
Power BIとは？エクセル・パワポとの違いは？
Power BIとは
超ざっくりいうと、Power BIはデータをグラフや表で表示するMicrosoft開発のツールです。対話側のデータ視覚化ソフトウェア製品と公式では紹介されていますが、要はデータをグラフなどで見やすくするソフトです。
条件を変えるだけで瞬時に結果が変わるグラフを作成したり、データの自動更新が簡単にできることが一番の特徴になります。
ただエクセルでもグラフは作成できますし、パワポでも見やすいページを作ることができます。
ここからは、エクセルやパワポとの違いについて解説します。
エクセル・パワポとの違い
エクセルはデータそのものを管理・操作するのに最適なツールです。表の整理や計算、分析は関数などが充実していてとても使いやすいのが特徴です。
しかし管理がしやすいため、視覚的にわかりやすく伝えることは苦手です。また、グラフなどを作成するときに、グラフ用の二次データや専用の設定を行う必要がある場合が多く、グラフに関しては変更に弱いというのも弱点です。
パワポはプレゼン資料を作成するためのツールで、静的な情報を視覚的にわかりやすく伝えるのに優れています。しかし、データが固定されているため、条件やジャンル別に内容を変更するにはスライドを複数作る必要があります。
一方でPower BIは、その中間のようなツールとなっています。PowerBIでは、視覚的にわかりやすいデータをリアルタイムで切り替えられるため、プレゼン中に新たな質問が出ても柔軟に対応できます。半面、データそのものの管理や、確立された情報を使うプレゼンには不向きです。
Power BIは、エクセルとパワポの中間のような、データを見やすくするツール
まとめると、エクセル・パワポ・PowerBIは以下のような特徴があります。
１.エクセルは、データそのものを管理するのに特化したツール
２.パワポは、確立された情報でのプレゼンに強みのあるツール
３.データを常に変更しながら視覚化できる分析ツール
たとえば、年間の販売リストから地域別の売り上げ割合や、それぞれの地域の販売品目を会議で発表する場合を考えてみてください。
エクセルであれば、販売リストに地域情報の列を追加し、ピポットテーブルなどでソートしてグラフ化する必要があります。さらに発表資料にする場合、そのグラフをパワポに張り付けて、資料として見やすく編集する必要があります。もっと言うと、質問のために想定されるグラフをいくつも準備し、予備スライドを作成する必要もあるでしょう。
一方でPowerBIであれば、必要な地域をその場で選択し、その時に応じたグラフをその場で作成することが可能です。瞬間瞬間の参加者の思い付きにデータで対応ができるため、アイデアを邪魔せず、資料作成の手間も省くことができます。
Power BIのできることとメリット
次にPower BIでできること・メリットを、初心者でも感じやすい部分を中心に紹介します。
動的なグラフが作成できる
エクセル・パワポとの違いでも紹介しましたが、Power BIでは、ジャンルや条件ごとの可視化が瞬時に可能です。
例えば、購買データを取り込んで「この材料はどのくらいの割合で購入されているのか？」や「特定の業者からの仕入れ量はどう推移しているのか？」といった疑問に、即座に答えられるグラフを作成できます。
瞬間の思いつきをすぐに視覚化できるため、社内会議などの場で、情報を見せながら意見を持ち合うような場面で力を発揮します。
リレーションによる柔軟なデータ管理
大本になるデータを編集することなく、新たなジャンルや情報をリレーションでつないで分析を行えることもPowerBIの強みの一つだと思います。
エクセルベースでの分析であれば、ジャンルごとの集計を行う場合はリストにジャンルの列を追加したりして、データ自体の編集が必要となります。データはシステムから吐き出せる生の情報の場合も多いため、データ自体を編集してしまうと、データ更新の時にまた列の追加などを行う必要が出てきて、作業が煩雑になってしまいます。
ただリレーションを使うことで、おおもとのデータはそのままに、ジャンルの情報だけを別で定義付けすることができます。このことによりデータの更新が簡単になり、環境を整えることでデータの自動更新も可能となります。
データ共有の手軽さ
作成したデータは、Webブラウザやスマホなど、どこからでもアクセスできることも強みの一つです。
Teamsとの連携なども可能で、それぞれの環境に合わせて情報のやり取りができるのは、PowerBIの長所です。
Power BIが生きるシーンと私の活用例
実績の分析で気づきを得る
営業部門であれば、自社の販売データを3年分くらい用意して、カテゴリー別に分析可能なグラフを作成することをおすすめします。
製品別、地域別、顧客別など、思いつく限りのジャンル分けをリレーションでつなぎ、視覚化することで、売上拡大に向けた分析を行うことができます。
また販売側ではなく購入側であっても、購入実績をジャンル別に分けて分析することで、最適な購入先の選定や、コストダウンの可能性を見つけることができます。
私自身、材料や工法ごとの分析を通じて、ターゲット選定を行いコストダウンを行いました。
私自身の活用例
私が実際に行ったのは、年間の購入実績データのPowerBI化でした。初めてだったので、作成にかなり手間取りましたが、材料や工法別に分析ができるグラフを作成しました。
そこから印象的だったのは、気にしていなかったジャンルで購入量が多いことが、社内会議で発覚したことでした。作成したPowerBIを発表していた際、「○○のジャンルの購入量どうなってる？」と上司がぽろっとつぶやきました。その場でジャンルの購入推移を表示すると、数年前から急に購入量が増えていることがわかり、すぐさまコストダウンテーマとして採用されました。
このように、社内会議でよくある上司の思い付きに対して、その場確認できて議論が進むというのが、PowerBIの大きなメリットであると感じた瞬間でした。一度作ってしまうと、「また資料作りか…めんどうだな…」というあの憂鬱から解放され、会議を有意義だと感じられるようになったことが私の中では一番の成果だったと思っています。
初めはPower BI Freeで始めた
私は最初、無料版のPower BI Freeでスタートしました。無料版でも十分に活用することができるので、まずはここから始めてみることをおすすめします。
その後、必要に応じてライセンスを取得すれば、さらに幅広い機能を使えるようになります。
まとめ: Power BIを使うべき理由と一歩目
Power BIは、エクセルやパワポでは手間がかかるデータの「見える化」や「動的な分析」を効率的に実現できるツールです。
特に、会議やプレゼンでの瞬時の対応力や、データを自動更新する仕組みを簡単に構築できる点で、エクセルやパワポにはない便利さを実感できると思っています。
私自身の経験でも、販売実績や購買データをグラフ化し、議論を深める材料として非常に役立ちました。皆様も憂鬱な会議を意味のあるものにするイキイキと働くためのツールとして、Power BIを活用してみてください！
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