PDFを手作業でExcelに打ち込むのは面倒…
でも社用PCだからWebサービスやフリーソフトも使えない…
フリーソフトを使わず、pdf内にある表をexcel に変換したい場面は、意外と多いのではないでしょうか？
PDFをExcelに打ち直す作業は、今も残っている面倒で避けられない作業のひとつです。「もっと効率よくできそう」と思っても、取引先がExcelデータをくれず、結局は手作業になる事も多いですよね。
今ではPDFを一発で変換できるツールもありますが、社用PCではセキュリティの観点から無断使用は避けるべきですし、社内規定で禁止されているケースもあります。この記事では、そんな悩みを抱える方に向けて、社用PCでも安全・無料でPDFをExcelに変換できる現実的な方法をご紹介します！
なおこのブログでは、効率化に関する様々な情報を発信しています。ぜひとも他の記事も参考にして、業務の効率化をしてみてください！
【結論】PDFのエクセル化は、Wordがおすすめ！
社用PCでPDFをデータ化するなら、「Microsoft Word」を使うのが一番おすすめです。
実はWordには、PDFの変換機能が搭載されています。しかも難しい操作は不要で、Wordで開くだけで変換が可能です。
個人利用のPCであれば、Officeをインストールするのにお金がかかりますが、会社で使うPCにはほぼ100%Officeはインストールされていますので、これを使うのが一番手っ取り早く安全な方法です。
ここからは具体的な手順と、どうしてほかのサービスを使わないほうがいいのかについて、解説していきます。
WordでPDFをExcelに変換する手順
ステップ①：PDFを右クリック→「プログラムから開く」→「Word」
まずは対象のPDFファイルを右クリックし、「プログラムから開く」からWordを選択します。多くの場合は、プログラムから開くから一発でWordが出てこないと思います。
Wordがない場合は、下の画像のように「別のプログラムを選択」からWordを選択してください。
初回利用時には「このファイルはWordに変換されます」という通知が表示されることがありますが、「OK」を押せば問題ありません。
ステップ②：Wordで自動的にテキストに変換される
しばらくするとWordが自動的にPDFを編集可能な形式に変換してくれます。
この際、レイアウトや画像の一部が崩れることがありますが、テキスト情報はしっかり保持されています。
ステップ③：Word上で「Ctrl + A」で全選択、「Ctrl + C」でコピー
エクセルにする場合、あとはコピペを行えばOKです。
Wordの内容を「Ctrl + A」で全選択し、「Ctrl + C」でコピー。その後、Excelに貼り付けをしてください。
これで、PDFをエクセルに変換することができます。
なお現時点では、PDF→エクセルに直接データ変換することはできません。ですが、最近頻繁にアップデートが行われていますので、近いうちに直接できるようになるかもしれませんね。
最後に、なぜwebサービスやフリーソフトを使うべきではないかを少しだけ解説します。
今流行りのChatGPTなどの生成AIも、データによっては問題になる恐れもあります。そのようなリスクについて、解説していきます。
なぜWebサービスやフリーソフトは会社PCで使うべきでないのか？
Webサービスを使うと情報漏洩のリスクが高まる
Webの無料pdf変換サービスは精度も高くとても便利なサービスです。ですが会社のデータを使用する場合は、注意が必要です。
オンライン変換サービスは、PDFファイルをインターネット上に一時アップロードして処理します。この操作自体が、顧客情報や機密情報の漏洩リスクにつながり、重大なセキュリティ問題となる可能性があります。
もちろんオンラインサービス各社は安全性に配慮し、認証を取得し万全なセキュリティ体制を構築しています。ですが、会社によってはNDA(機密保持契約）などでwebサービスへのデータアップロードを一切禁止していることもあるため、使用は十分に注意が必要です。
生成AIも同様に禁止されるケースが多い
ChatGPTやCopilotといったAIツールも、社外への情報流出リスクを理由に、利用を禁止している企業もあります。特に官公庁や金融業界の場合、より厳格なガイドラインが設けられていることが多いです。
さらに先ほど紹介したNDA（機密保持契約）では、データのアップロード自体を制限していることも多いため、その場合は生成AIであっても、アップロードは規約違反となってしまいます。
OCRの精度も高い生成AIですが、会社のデータについては気を付けて使用する必要があります。
フリーソフトのダウンロードは禁止されている企業も多数
アップロードはNGですが、安全なダウンロードしたソフトを使えばOKです。ですが、無料で安全なソフトは少なく、社用PCではインストールできない規約になっていることが多いです。
そもそも社用PCにソフトを無断でインストールすること自体、とてもリスクの高い行為です。社内の情報担当者を通じてソフトを購入したり、許可をもらうのがベストですが、なかなかそういうわけにもいかないと思います。
こういった背景から、多くの会社で標準で搭載されているOfficeを使用したOCRがベストだと考えています。
さいごに
Wordを使った変換方法は無料・安全・すぐできるの三拍子がそろった最適解だと考えています。
個人利用のPCでは、Acrobatの有料プラン加入の方がメリットが大きいかもしれません。ですが社用PCでは、Officeが標準搭載されていることが多いため、Officeを使用するのが一番楽で精度が高い方法だと思います。
単純作業がAIにとってかわられる時代に、ルーチン作業をコツコツ行うことは、評価が下がる要因です。皆さんもこの記事を参考に、効率的に業務改善をしてみてください！
またこのブログでは、AIを使った効率化についても紹介していますので、ぜひそちらも参考にしてみてください。
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